INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (GDPR)

La informiamo che i dati che ci fornirà saranno trattati esclusivamente ai fini della gestione del sistema di segnalazione previsto ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023. Tali dati saranno trattati nel rispetto della normativa applicabile, ivi incluso il Regolamento (UE) 2016/679 “Regolamento generale sulla protezione dei dati” (“GDPR”), il D.Lgs. n. 196/2003 (“Codice Privacy”) e il D.Lgs. n. 51/2018, nonché degli ulteriori provvedimenti applicabili in materia di protezione dei dati personali.

1. Dati di contatto del Titolare e del Responsabile della Protezione dei Dati

Il Titolare del trattamento è Studio Legale PedersoliGattai (di seguito anche il “Titolare” o lo “Studio”) con sede in via Principe Amedeo, 5, 20121 – Milano. Potrà contattare il Titolare del trattamento via mail all’indirizzo info@pglex.it, ovvero tramite posta ordinaria all’indirizzo sopra riportato.

Lo Studio ha nominato un Data Protection Officer (il “DPO”), quale responsabile della protezione dei dati, che può essere contattato all’indirizzo e-mail: pedersoligattai.dpo@avvera.it.

2. Finalità e base giuridica del trattamento

Al fine di poter gestire correttamente il processo di segnalazione (c.d. whistleblowing), implementato dallo Studio, ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023, il Titolare potrà trattare i dati personali da Lei spontaneamente forniti – comprese eventuali categorie particolari di dati personali e/o dati relativi a condanne penali e reati – al solo scopo di gestire la segnalazione di condotte illecite secondo quanto previsto dalla normativa di settore. Inoltre, qualora a seguito delle verifiche scaturite dalla segnalazione risultasse fondata la condotta illecita, i dati personali raccolti tramite il sistema di whistleblowing potranno essere trattati anche per la difesa di un diritto in sede giudiziaria da parte del Titolare.

In particolare, in ragione delle modalità di invio della segnalazione previste dallo Studio (anonima o non anonima) e del contenuto della stessa segnalazione, il Titolare potrebbe trattare le seguenti categorie di dati personali:

1. a. dati c.d. comuni (es. nome, cognome, dati di contatto, etc.) relativi a Lei ( salvo non ricorra alla segnalazione anonima) e alle persone indicate nella segnalazione;

1. b. ogni altra informazione, qualificabile quale dato personale, che Lei (c.d. whistleblower) dovesse decide di condividere con il Titolare per meglio circostanziare la Sua segnalazione (tali dati, potrebbero includere anche categorie particolari di dati personali o dati relativi a condanne penali e reati).

Il trattamento dei Suoi dati personali, compresi quelli dei soggetti che dovessero essere indicati nella Sua segnalazione, è lecito ai sensi degli artt. 6(1)(c), 9(2)(b) e 10 del GDPR (D.Lgs. n. 24/2023 e Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019).

Qualora i dati personali raccolti nell’ambito della segnalazione, venissero trattati per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, il trattamento è lecito ai sensi degli artt. 6(1)(f), 9(2)(f) del GDPR e 2-octies, comma 3, del Codice Privacy.

Inoltre, qualora Lei dovesse richiedere un colloquio in presenza (incontro di persona), secondo la procedura adottata dallo Studio, ai fini della segnalazione, sarà necessario raccogliere il Suo preventivo consenso per poter registrare su un dispositivo il colloquio stesso, secondo le modalità previste dall’art. 14 del D.Lgs. n. 24/2023. In tale ipotesi, lo Studio provvederà a raccogliere il Suo consenso secondo le modalità previste dal GDPR.

Tutti i dati personali che Lei dovesse fornire tramite la segnalazione e qualsiasi altra informazione personale fornita in pendenza della stessa (i.e. quando il processo di gestione e verifica non si è ancora concluso), saranno inclusi nell’ambito delle attività di trattamento svolte da parte del Titolare.

In ogni caso, nell’ipotesi in cui dovesse fornire dati personali non pertinenti o rilevanti, per la gestione della segnalazione, lo Studio provvederà a non trattare tali dati e a cancellarli immediatamente.

3. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali è effettuato per le finalità di cui sopra, in conformità a quanto stabilito all’art. 5 del GDPR, sia su supporto cartaceo che informatico, nonché per mezzo di strumenti elettronici.

Il trattamento è effettuato dallo Studio, tramite soggetti interni all’organizzazione del Titolare appositamente autorizzati e istruiti a svolgere le attività di trattamento descritte nella presente informativa (es. funzione alternativa in caso di conflitto di interessi, come previsto nell’apposita procedura adottata dallo Studio in materia di whistleblowing), nonché da soggetti esterni allo Studio che, per conto della medesimo Studio, svolgono servizi di varia natura come meglio specificato al successivo paragrafo 6.

I Suoi dati personali non saranno trasferiti al di fuori dell’Unione Europea e/o dello Spazio Economico Europeo (“SEE”).

4. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto

Il conferimento dei dati personali di cui alla presente informativa è necessario per la corretta gestione della segnalazione da Lei promossa e per adempiere agli obblighi di legge che ne derivano. La mancata comunicazione dei dati personali può comportare l’impossibilità di poter prendere in carico la segnalazione e gestire il processo implementato dallo Studio in materia di whistleblowing, nonché adempiere, in tutto o in parte, agli obblighi di legge che ne derivano.

Resta ferma la possibilità di poter effettuare la segnalazione in modalità anonima (senza, quindi, conoscere la Sua identità). In tale ipotesi, l’eventuale rifiuto a voler fornire i propri dati non comporterà alcuna conseguenza, fermo restando quanto previsto nella procedura adottata dallo Studio in materia di whistleblowing.

5. Criteri utilizzati per determinare i periodi di conservazione dei dati personali

I Suoi dati saranno conservati per il tempo necessario alla gestione della segnalazione e comunque non oltre cinque (5) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, fatti salvi tempi di conservazione più lunghi determinati da richieste e/o ordini delle Autorità o dalla difesa dei diritti dello Studio in giudizio.

Scaduti detti termini, i Suoi dati verranno cancellati ovvero rimossi dai sistemi del Titolare.

Qualora i fatti descritti nella segnalazione non fossero rilevanti ai sensi della normativa applicabile, i dati personali raccolti verranno cancellati subito dopo aver accertato la non rilevanza della segnalazione stessa.

6. Destinatari dei dati personali

Nell’ambito delle finalità indicate al punto 2 della presente informativa, i Suoi dati personali potranno essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari:

– responsabili del trattamento, ex art. 28 del GDPR, di volta in volta nominati (es. fornitore della piattaforma utilizzata per le segnalazioni);

– Organo direttivo e comitati dello Studio;

– società e professionisti di cui il Titolare si avvale per la tutela di un proprio diritto (ad esempio, avvocati, investigatori privati, consulenti tecnici, ecc.);

– giudici e tribunali, in ragione di qualsiasi richiesta o nell’ambito di un processo;

– autorità pubbliche autorizzate dalla legge, in caso di verifiche, accertamenti e/o ispezioni.

L’elenco completo di tali soggetti o categorie di soggetti è disponibile presso la sede del Titolare. In ogni caso, i Suoi dati personali non saranno oggetto di diffusione.

7. Diritti dell’interessato

Nei limiti previsti ai sensi dell’art. 2-undecies del Codice Privacy, Lei ha il diritto di esercitare in ogni momento i diritti riconosciuti dagli artt. da 15 a 22 e 77 del GDPR, come di seguito brevemente riepilogati:

– Diritto di accesso: potrà richiedere informazioni in merito ai trattamenti che operiamo sui tuoi dati o la conferma che il Titolare tratta i suoi dati personali. In tal caso, potrà richiederci di fornire copia dei suoi dati e di verificare quali dati sono in nostro possesso.

– Diritto di rettifica: ha il diritto di richiederci la rettifica dei suoi dati personali nel caso in cui non siano corretti, incluso il diritto di richiedere l’integrazione dei dati personali non completi.

– Diritto alla cancellazione: ha il diritto di richiederci di cancellare i dati (o parte di essi) che ci ha fornito, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione alle finalità per le quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati.

– Diritto di limitazione al trattamento: potrà richiederci di limitare il trattamento dei suoi dati personali qualora ricorrano le ipotesi di legge.

– Diritto di opposizione: potrà opporsi al trattamento dei suoi dati personali, fatta salva l’esistenza di un prevalente motivo legittimo alla prosecuzione di tale trattamento.

– Diritto alla portabilità: potrà ottenere dallo Studio, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che ci ha comunicato, allo scopo di trasmetterli a un altro soggetto. Tale diritto è applicabile nelle ipotesi lo Studio effettui il trattamento di tali dati attraverso strumenti automatizzati, sulla base del consenso o per finalità di fornitura di servizi.

– Revoca del consenso: qualora il trattamento si basi sul consenso, potrà revocarlo in ogni momento, fatta comunque salva la liceità del trattamento effettuato prima di detta revoca.

– Diritto di non essere sottoposto ad un processo decisionale automatizzato: potrà richiedere di non essere sottoposto ad un trattamento basato unicamente su un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che la riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona. Tale diritto non potrà essere esercitato qualora: i) il trattamento sia necessario per la conclusione di un contratto tra Lei e il Titolare; ii) il trattamento sia autorizzato dalla legge; iii) il trattamento si basi sul Suo consenso.

– Diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo: fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente ove ritenga che i trattamenti operati violino la vigente normativa in materia di protezione dei dati personali.

Fatte salve le modalità previste dal Garante per promuovere un eventuale reclamo, per tutti gli altri diritti Lei potrà inviare una richiesta al Titolare o al DPO tramite i dati di contatto indicati al paragrafo 1 della presente informativa.